Este documento describe los conceptos y procesos relacionados con la gestión de documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos deben ser tratados de manera que se garantice su durabilidad y accesibilidad de acuerdo con su naturaleza. También describe los responsables de la gestión de documentos electrónicos, los tipos de expedientes (electrónico, mixto y híbrido), el proceso de gestión documental y la normatividad aplicable.
El tratamiento de documentos electrónicos , tiene asociaciones de varios aspectos entre ellos la duración y la accesibilidad , en función como documento electrónico....
Eje tematico 5 tratamiento de documentos electronicoslaurasofia28
Tratamiento de documentos electronicos, objetivos, responsables, expediente electronico, espediente mixto o hibrido, proceso de gestion documental, puesto de trabajo
Este documento trata sobre la gestión de documentos electrónicos. Explica que la gestión de documentos electrónicos implica organizar, almacenar y conservar documentos digitales de manera que se garantice su disponibilidad, accesibilidad y disposición final. También describe los responsables de la gestión de documentos electrónicos como profesionales de la información, ejecutivos y administradores de sistemas.
El documento habla sobre la gestión de documentos electrónicos en las administraciones públicas. Explica conceptos como documento electrónico, sus características como soporte y formato, y los signos de validación como firma electrónica y certificados. También discute riesgos como la obsolescencia y soluciones como el uso de metadatos e interoperabilidad, así como estrategias y normas para garantizar la fiabilidad, autenticidad e integridad de los documentos electrónicos.
El documento habla sobre el tratamiento de documentos electrónicos. Explica que es importante organizar los documentos electrónicos mediante un sistema de clasificación y almacenarlos de forma segura y accesible. También es crucial implementar políticas para definir el acceso a los documentos y conservarlos correctamente mediante copias de seguridad y almacenamiento en condiciones ambientales adecuadas. Finalmente, destaca que la gestión de documentos electrónicos permite reducir el espacio físico requerido y facilitar el acceso rápido a la información de
Tratamiento de los documentos electrónicos
Objetivos
Responsables
Expediente electrónico
Expediente Mixto ò Hibrido
Proceso de gestión documental
Organización del espacio de trabajo
Organización de los documentos electrónicos
Tratamiento de los documentos electrónicosrapenalozag
El documento trata sobre el tratamiento de los documentos electrónicos. Explica conceptos como expediente electrónico, expediente mixto, proceso de gestión documental, conservación de documentos electrónicos y responsables. Además, describe los pasos para el tratamiento adecuado de estos documentos como organización, almacenamiento, migración y accesibilidad para garantizar su preservación.
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Eje tematico 5 tratamiento de documentos electronicoslaurasofia28
Tratamiento de documentos electronicos, objetivos, responsables, expediente electronico, espediente mixto o hibrido, proceso de gestion documental, puesto de trabajo
Este documento trata sobre la gestión de documentos electrónicos. Explica que la gestión de documentos electrónicos implica organizar, almacenar y conservar documentos digitales de manera que se garantice su disponibilidad, accesibilidad y disposición final. También describe los responsables de la gestión de documentos electrónicos como profesionales de la información, ejecutivos y administradores de sistemas.
El documento habla sobre la gestión de documentos electrónicos en las administraciones públicas. Explica conceptos como documento electrónico, sus características como soporte y formato, y los signos de validación como firma electrónica y certificados. También discute riesgos como la obsolescencia y soluciones como el uso de metadatos e interoperabilidad, así como estrategias y normas para garantizar la fiabilidad, autenticidad e integridad de los documentos electrónicos.
El documento habla sobre el tratamiento de documentos electrónicos. Explica que es importante organizar los documentos electrónicos mediante un sistema de clasificación y almacenarlos de forma segura y accesible. También es crucial implementar políticas para definir el acceso a los documentos y conservarlos correctamente mediante copias de seguridad y almacenamiento en condiciones ambientales adecuadas. Finalmente, destaca que la gestión de documentos electrónicos permite reducir el espacio físico requerido y facilitar el acceso rápido a la información de
Tratamiento de los documentos electrónicos
Objetivos
Responsables
Expediente electrónico
Expediente Mixto ò Hibrido
Proceso de gestión documental
Organización del espacio de trabajo
Organización de los documentos electrónicos
Tratamiento de los documentos electrónicosrapenalozag
El documento trata sobre el tratamiento de los documentos electrónicos. Explica conceptos como expediente electrónico, expediente mixto, proceso de gestión documental, conservación de documentos electrónicos y responsables. Además, describe los pasos para el tratamiento adecuado de estos documentos como organización, almacenamiento, migración y accesibilidad para garantizar su preservación.
Es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización.
En esta presentación se explicará básicamente en qué consiste los expedientes electrónicos, el proceso de gestión y la organización de documentos electrónicos.
El documento describe los conceptos de expediente electrónico, expediente mixto y el proceso de gestión documental electrónica. Explica que los documentos electrónicos deben organizarse y almacenarse en formatos TIFF y PDF para garantizar su autenticidad, integridad y conservación a largo plazo. También cubre las responsabilidades de quienes manipulan documentos electrónicos y la importancia de aplicar principios éticos y legales en su gestión.
Presentación de los conceptos básicos de gestión documental y de archivo electrónico enfocados a la solución de gestión de expedientes y documentos electrónicos de ABSIS
En el diseño e implementación de sistemas de gestión electrónica de documentos se deben aplicar los mismos principios que regulan la gestión de documentos en papel, así como las normas y estándares propios de la gestión de archivos.
Este documento trata sobre la gestión de documentos electrónicos. Explica el tratamiento de documentos electrónicos, objetivos de la gestión de documentos electrónicos, responsables, expedientes electrónicos e híbridos, procesos técnicos documentales como clasificación y ordenación, y organización del espacio de trabajo y documentos electrónicos.
Tratamiento de los Documentos Electronicosdicarola16
La gestión de los documentos electrónicos en la actualidad esta aplicada en todos los campos de la actividad humana. De ahí que se tenga como una asignatura indispensable en todas las áreas y carreras del conocimiento de nivel intermedio y profesional.
Este documento presenta una introducción a los conceptos básicos de los documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos son aquellos cuyo soporte es digital y pueden almacenarse en dispositivos electrónicos. Luego describe los componentes clave de los documentos electrónicos como el contenido, contexto y estructura. También cubre las características y clasificaciones comunes de los documentos electrónicos, así como los desafíos en la preservación a largo plazo de este tipo de documentos debido a la obsolescencia tecn
Este documento trata sobre la gestión archivística de documentos electrónicos. Define la gestión archivística de documentos electrónicos y describe las áreas de acción, principios, y áreas de gestión de los archivos digitales, incluyendo autentificación, preservación, organización y acceso. Concluye que la adopción de tecnologías de información coherentes con la realidad es necesaria para hacer frente al tratamiento de documentos electrónicos en las organizaciones.
Este documento trata sobre la gestión documental digital. Explica que la gestión documental digital es un sistema para sustituir documentos en papel con archivos digitales. Luego describe algunos principios de los documentos digitales como ser identificables, organizados y auditables. También cubre funciones de software de gestión documental, normas para documentos electrónicos en Colombia y la importancia de políticas de seguridad de la información para documentos digitales en las entidades públicas.
Este documento trata sobre el tratamiento de los documentos electrónicos. Explica la importancia de establecer políticas y procedimientos para organizar y conservar este tipo de documentos de manera que se garantice su autenticidad, integridad y disponibilidad a largo plazo. También compara expedientes tradicionales y electrónicos, destacando las ventajas de los segundos como el acceso remoto y la reducción de costos.
Tratamiento de documento electrónico --- eje tematico 5Jorge Barrero
Este documento describe los principales aspectos del tratamiento de documentos electrónicos. Explica que la gestión documental electrónica implica gestionar documentos creados y almacenados digitalmente a lo largo de su ciclo de vida. También cubre temas como el expediente electrónico, el expediente mixto, el proceso de gestión documental, la organización del espacio de trabajo y la organización de documentos electrónicos.
Para presentar gestion de documentos_digitalespassodobles115
Este documento habla sobre la gestión de documentos electrónicos y su importancia. Explica el tratamiento, objetivos, responsables, tipos de expedientes (electrónico, tradicional y mixto), foliado, ventajas, desarrollo de la gestión documental, proceso, normatividad e implementación. También cubre la organización del espacio de trabajo y de los documentos electrónicos.
PRIMER EJE TEMÁTICO: EL DOCUMENTO ELECTRÓNICOcaritol12345
Este documento presenta una introducción a la gestión de documentos electrónicos. Explica la importancia de los documentos electrónicos y sus características. Define conceptos clave como datos, información y documento electrónico. Describe el ciclo de vida de la información y los procesos de creación y estructuración de datos electrónicos. Además, analiza las clases y características de los documentos electrónicos y las consideraciones para la adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica.
Este documento presenta los conceptos básicos sobre documentos electrónicos. Define documento electrónico y describe sus componentes, clasificación, características y problemas de conservación a largo plazo debido a la obsolescencia tecnológica. También analiza estrategias como la migración, actualización y metadatos para preservar los documentos digitales.
El documento trata sobre la importancia del tratamiento de documentos electrónicos en la era digital. Explica que los programas de gestión documental abarcan tecnologías para facilitar el manejo eficiente de documentos producidos y recibidos por una entidad. También describe los objetivos de evaluar procesos, ventajas y procedimientos para el tratamiento de documentos electrónicos, así como las normas y responsabilidades relacionadas.
Este documento presenta una introducción a la preservación y conservación de documentos digitales. Explica la importancia de preservar los documentos clasificados como de conservación permanente y las estrategias para hacerlo, como mantener el entorno tecnológico, migrar documentos a nuevos formatos y emular software antiguo. También cubre políticas de seguridad, normas como ISO 27001, y problemas como la obsolescencia tecnológica que dificultan la conservación digital a largo plazo.
Este documento presenta un trabajo grupal sobre la norma ISO 15489 para la gestión de documentos. Explica los conceptos clave de la norma y los elementos que comprenden un programa de gestión documental según las fases del ciclo vital de los documentos. También cubre temas como los objetivos y alcance de la norma, los beneficios de la gestión documental, estrategias y metodologías para la implementación de un sistema de gestión de documentos.
Tratamiento de los documentos electronicosHISHATANA
Este documento describe el tratamiento y gestión de documentos electrónicos. Explica que se debe crear políticas y procedimientos para organizar y conservar la información electrónica de manera segura. También habla sobre la importancia de mantener copias de seguridad de los documentos electrónicos en diferentes ubicaciones geográficas para prevenir la pérdida de información. Además, destaca la necesidad de definir qué se considera un documento electrónico desde una perspectiva archivística.
Este documento presenta información sobre el tratamiento de documentos electrónicos, objetivos de la gestión documental, conceptos de expedientes electrónicos y expedientes híbridos, y procesos técnicos de la gestión documental como la producción, trámite, clasificación, ordenación, selección y descripción de documentos. Además, incluye consejos prácticos para el archivo de documentos.
Este documento presenta información sobre el tratamiento de documentos electrónicos, objetivos de la gestión documental, conceptos de expedientes electrónicos y expedientes híbridos, y procesos técnicos de la gestión documental como la producción, trámite, clasificación, ordenación, selección y descripción de documentos. Además, incluye consejos prácticos para el archivo de documentos.
Es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización.
En esta presentación se explicará básicamente en qué consiste los expedientes electrónicos, el proceso de gestión y la organización de documentos electrónicos.
El documento describe los conceptos de expediente electrónico, expediente mixto y el proceso de gestión documental electrónica. Explica que los documentos electrónicos deben organizarse y almacenarse en formatos TIFF y PDF para garantizar su autenticidad, integridad y conservación a largo plazo. También cubre las responsabilidades de quienes manipulan documentos electrónicos y la importancia de aplicar principios éticos y legales en su gestión.
Presentación de los conceptos básicos de gestión documental y de archivo electrónico enfocados a la solución de gestión de expedientes y documentos electrónicos de ABSIS
En el diseño e implementación de sistemas de gestión electrónica de documentos se deben aplicar los mismos principios que regulan la gestión de documentos en papel, así como las normas y estándares propios de la gestión de archivos.
Este documento trata sobre la gestión de documentos electrónicos. Explica el tratamiento de documentos electrónicos, objetivos de la gestión de documentos electrónicos, responsables, expedientes electrónicos e híbridos, procesos técnicos documentales como clasificación y ordenación, y organización del espacio de trabajo y documentos electrónicos.
Tratamiento de los Documentos Electronicosdicarola16
La gestión de los documentos electrónicos en la actualidad esta aplicada en todos los campos de la actividad humana. De ahí que se tenga como una asignatura indispensable en todas las áreas y carreras del conocimiento de nivel intermedio y profesional.
Este documento presenta una introducción a los conceptos básicos de los documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos son aquellos cuyo soporte es digital y pueden almacenarse en dispositivos electrónicos. Luego describe los componentes clave de los documentos electrónicos como el contenido, contexto y estructura. También cubre las características y clasificaciones comunes de los documentos electrónicos, así como los desafíos en la preservación a largo plazo de este tipo de documentos debido a la obsolescencia tecn
Este documento trata sobre la gestión archivística de documentos electrónicos. Define la gestión archivística de documentos electrónicos y describe las áreas de acción, principios, y áreas de gestión de los archivos digitales, incluyendo autentificación, preservación, organización y acceso. Concluye que la adopción de tecnologías de información coherentes con la realidad es necesaria para hacer frente al tratamiento de documentos electrónicos en las organizaciones.
Este documento trata sobre la gestión documental digital. Explica que la gestión documental digital es un sistema para sustituir documentos en papel con archivos digitales. Luego describe algunos principios de los documentos digitales como ser identificables, organizados y auditables. También cubre funciones de software de gestión documental, normas para documentos electrónicos en Colombia y la importancia de políticas de seguridad de la información para documentos digitales en las entidades públicas.
Este documento trata sobre el tratamiento de los documentos electrónicos. Explica la importancia de establecer políticas y procedimientos para organizar y conservar este tipo de documentos de manera que se garantice su autenticidad, integridad y disponibilidad a largo plazo. También compara expedientes tradicionales y electrónicos, destacando las ventajas de los segundos como el acceso remoto y la reducción de costos.
Tratamiento de documento electrónico --- eje tematico 5Jorge Barrero
Este documento describe los principales aspectos del tratamiento de documentos electrónicos. Explica que la gestión documental electrónica implica gestionar documentos creados y almacenados digitalmente a lo largo de su ciclo de vida. También cubre temas como el expediente electrónico, el expediente mixto, el proceso de gestión documental, la organización del espacio de trabajo y la organización de documentos electrónicos.
Para presentar gestion de documentos_digitalespassodobles115
Este documento habla sobre la gestión de documentos electrónicos y su importancia. Explica el tratamiento, objetivos, responsables, tipos de expedientes (electrónico, tradicional y mixto), foliado, ventajas, desarrollo de la gestión documental, proceso, normatividad e implementación. También cubre la organización del espacio de trabajo y de los documentos electrónicos.
PRIMER EJE TEMÁTICO: EL DOCUMENTO ELECTRÓNICOcaritol12345
Este documento presenta una introducción a la gestión de documentos electrónicos. Explica la importancia de los documentos electrónicos y sus características. Define conceptos clave como datos, información y documento electrónico. Describe el ciclo de vida de la información y los procesos de creación y estructuración de datos electrónicos. Además, analiza las clases y características de los documentos electrónicos y las consideraciones para la adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica.
Este documento presenta los conceptos básicos sobre documentos electrónicos. Define documento electrónico y describe sus componentes, clasificación, características y problemas de conservación a largo plazo debido a la obsolescencia tecnológica. También analiza estrategias como la migración, actualización y metadatos para preservar los documentos digitales.
El documento trata sobre la importancia del tratamiento de documentos electrónicos en la era digital. Explica que los programas de gestión documental abarcan tecnologías para facilitar el manejo eficiente de documentos producidos y recibidos por una entidad. También describe los objetivos de evaluar procesos, ventajas y procedimientos para el tratamiento de documentos electrónicos, así como las normas y responsabilidades relacionadas.
Este documento presenta una introducción a la preservación y conservación de documentos digitales. Explica la importancia de preservar los documentos clasificados como de conservación permanente y las estrategias para hacerlo, como mantener el entorno tecnológico, migrar documentos a nuevos formatos y emular software antiguo. También cubre políticas de seguridad, normas como ISO 27001, y problemas como la obsolescencia tecnológica que dificultan la conservación digital a largo plazo.
Este documento presenta un trabajo grupal sobre la norma ISO 15489 para la gestión de documentos. Explica los conceptos clave de la norma y los elementos que comprenden un programa de gestión documental según las fases del ciclo vital de los documentos. También cubre temas como los objetivos y alcance de la norma, los beneficios de la gestión documental, estrategias y metodologías para la implementación de un sistema de gestión de documentos.
Tratamiento de los documentos electronicosHISHATANA
Este documento describe el tratamiento y gestión de documentos electrónicos. Explica que se debe crear políticas y procedimientos para organizar y conservar la información electrónica de manera segura. También habla sobre la importancia de mantener copias de seguridad de los documentos electrónicos en diferentes ubicaciones geográficas para prevenir la pérdida de información. Además, destaca la necesidad de definir qué se considera un documento electrónico desde una perspectiva archivística.
Este documento presenta información sobre el tratamiento de documentos electrónicos, objetivos de la gestión documental, conceptos de expedientes electrónicos y expedientes híbridos, y procesos técnicos de la gestión documental como la producción, trámite, clasificación, ordenación, selección y descripción de documentos. Además, incluye consejos prácticos para el archivo de documentos.
Este documento presenta información sobre el tratamiento de documentos electrónicos, objetivos de la gestión documental, conceptos de expedientes electrónicos y expedientes híbridos, y procesos técnicos de la gestión documental como la producción, trámite, clasificación, ordenación, selección y descripción de documentos. Además, incluye consejos prácticos para el archivo de documentos.
Este documento presenta información sobre la gestión de documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos deben almacenarse en un espacio físico con condiciones ambientales adecuadas y que se deben implementar mecanismos para garantizar que los documentos no puedan ser modificados. También habla sobre la necesidad de estar informado sobre avances tecnológicos para trasladar documentos a nuevos soportes y evitar la pérdida de información.
Preservación y conservación documentos digitalesYannick Garavito
Preservación y conservación de los documentos digitales, una breve introducción de como esta definido esta arda labor de preservar y conservar, pero también utilizando las tecnologías.
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental, definiendo qué son, sus beneficios y herramientas necesarias. Explica los objetivos de conocer la aplicación de estos sistemas, profundizar en su concepto, identificar sus ventajas e implementar normas técnicas para la conservación de documentos. Adicionalmente, presenta requisitos para su implementación y características generales de estos sistemas según el decreto 2609 de 2012.
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental. Explica que estos sistemas permiten almacenar, recuperar, gestionar, actualizar, localizar y realizar el seguimiento de documentos en las organizaciones. Además, describe algunas características clave de estos sistemas como su carácter corporativo, dinámico e integrado con otros sistemas de gestión. Finalmente, resume una visita realizada al sistema de gestión documental de Ecopetrol donde se observó su implementación práctica.
El documento describe las fases y componentes clave de un Sistema de Gestión Documental, incluyendo el desarrollo de un plan global, estudio de viabilidad, diseño del sistema, implementación, y control y mantenimiento. También resume cómo la Universidad del Tolima implementó con éxito un Sistema de Gestión Documental para organizar documentos, garantizar acceso y preservación a largo plazo, y lograr eficiencia administrativa.
El documento describe los sistemas de gestión documental, incluyendo sus requisitos de implementación, características y generalidades según el Decreto 2609 de 2012. También presenta información sobre un sistema de gestión documental de la empresa Thomas MTI, incluyendo sus criterios y garantías para la integridad de la información.
Tratamiento de los documentos electronicosGT1G3.p[1]buritica
El documento describe los conceptos de expedientes electrónicos, mixtos e híbridos, el proceso de gestión documental, la organización del espacio de trabajo y la organización de documentos electrónicos. Explica que los expedientes electrónicos ofrecen ventajas como seguridad, comodidad y ahorro. Los expedientes mixtos o híbridos contienen documentos electrónicos y tradicionales relacionados entre sí. El proceso de gestión documental comprende actividades para facilitar la organización y conservación de documentos.
Este documento presenta información sobre la gestión de documentos electrónicos. En particular, describe el tratamiento de documentos electrónicos, los objetivos de dicho tratamiento, el expediente electrónico y mixto, el proceso de gestión documental, la organización del espacio de trabajo y de documentos electrónicos, así como la indización y resumen de documentos.
Este documento presenta información sobre la gestión de documentos electrónicos. Se explican conceptos como el tratamiento de documentos electrónicos, los objetivos de dicho tratamiento, el expediente electrónico híbrido y el proceso de gestión documental. El documento fue presentado por estudiantes de la Universidad del Quindío en Panamá en 2013.
GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOSEJE TEMÁTICO 5passodobles115
La informática y las telecomunicaciones están introduciendo cambios significativos en nuestra sociedad, las tecnologías de la información no solo permiten la recolección, procesamiento, almacenamiento, recuperación y comunicación de grandes cantidades de información sino la celebración de actos que producen consecuencias, así mismo, la rapidez de las operaciones realizadas a través del uso de la tecnología
CGD2021 - "L'auditoria dels sistemes de gestió d'expedients: estan bé els exp...Congrés Govern Digital
Este documento describe los requisitos para implantaciones de archivo digital seguro en las entidades locales de Navarra y un modelo de auditoría. La Dirección General de Cultura de Navarra ha definido requisitos técnicos y funcionales que deben cumplir las plataformas de archivo digital, así como una metodología para evaluar el cumplimiento de dichos requisitos a través de auditorías. En 2021, la DG de Cultura llevará a cabo auditorías piloto en 4 entidades locales y difundirá sus requisitos y programa de acompañamiento para mejorar la gestión
Este documento describe los beneficios de organizar archivos electrónicos para sistemas administrativos y financieros en las empresas. Explica que el uso de software de gestión documental y almacenamiento en la nube facilita el acceso y compartición de archivos. También destaca la importancia de proteger y respaldar la información mediante contraseñas, copias de seguridad y políticas de seguridad. Finalmente, recomienda el uso de dispositivos externos como USB y tarjetas de memoria para almacenar y transportar archivos de manera portátil
Este documento propone un modelo de gestión de documentos electrónicos de archivo para la administración pública que incluya una política de gestión de información y documentos electrónicos. La política debe contener un marco conceptual, estándares, metodología, programa de gestión, y coordinación entre tecnología, archivo y gestores de documentos. Asimismo, la política debe abarcar la creación, organización, conservación, acceso y tecnologías de la información, así como promover una cultura de la información entre los servidores públicos. Finalmente, el documento describe
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Examen de Selectividad. Geografía junio 2024 (Convocatoria Ordinaria). UCLMJuan Martín Martín
Examen de Selectividad de la EvAU de Geografía de junio de 2023 en Castilla La Mancha. UCLM . (Convocatoria ordinaria)
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Este documento presenta un examen de geografía para el Acceso a la universidad (EVAU). Consta de cuatro secciones. La primera sección ofrece tres ejercicios prácticos sobre paisajes, mapas o hábitats. La segunda sección contiene preguntas teóricas sobre unidades de relieve, transporte o demografía. La tercera sección pide definir conceptos geográficos. La cuarta sección implica identificar elementos geográficos en un mapa. El examen evalúa conocimientos fundamentales de geografía.
Business Plan -rAIces - Agro Business Techjohnyamg20
Innovación y transparencia se unen en un nuevo modelo de negocio para transformar la economia popular agraria en una agroindustria. Facilitamos el acceso a recursos crediticios, mejoramos la calidad de los productos y cultivamos un futuro agrícola eficiente y sostenible con tecnología inteligente.
Eje tematico 5 tratamiento de documentos electronicos]
1. EjeTemático 5 Tratamiento de DocumentosElectrónicos Universidad del Quindío Programa de ciencias de la Información, Bibliotecología y Archivística. Gestión de documentos electrónicos Grupo 2 V semestre
2. Integrantes Liliana María Giraldo Laura Sofía Goenaga Yudely Barrios Cepeda William Fernando Jiménez Luis Fernando flores morales Edwin Alexander Espejo Docente Jorge Mario Zuluaga
3. contenido Introducción Tratamiento de los documentos electrónicos Objetivos Responsables Expediente electrónico Expediente Mixto ò Hibrido Proceso de gestión documental Organización del espacio de trabajo Organización de los documentos electrónicos
4. Introducción La conservación del patrimonio documental es sumamente importante y necesaria para la sociedad, el desconocimiento de su valor y el impacto que produce en cada organización, estado , entidades y comunidad requiere que con el pasar de los años las técnicas, procedimientos, políticas y demás procesos avancen significativamente, es por eso que la gestión de los documentos electrónicos es una estrategia para su preservación y conservación a medio y largo plazo. Es por eso que cada día la tecnología desarrollara mucho mas material digital con el fin de preservar la autenticidad del documento electrónico en cualquiera de sus fases, llevando a la vanguardia todo lo referente al manejo y que debemos darle como futuros profesionales .
5. Tratamiento de los documentos electrónicos El tratamiento tiene asociados varios aspectos, entre los que se deben resaltar la duración y accesibilidad, en función de la naturaleza del documento electrónico. Es decir el documento debe ser susceptible de ser conservado por cierto tiempo (siendo posible su eventual destrucción después de un tiempo), y el acceso al mismo debe garantizarse sea que se trata de un documento público o restringido. Ley 594 2000 Medios magnéticos: Temperatura de 10 a 18ºc Humedad relativa de 40% a 50% Discos ópticos: Temperatura de 16 a 20ºc Humedad relativa de 35% a 45% Microfilm: Temperatura de 17 a 20ºc Humedad relativa de 30% a 40%
6. Establecer políticas y procedimientos para organizar y conservar este tipo de documentos. Tratamiento de los documentos electrónicos Proveer un espacio físico con condiciones adecuadas para conservar documentos en soporte electrónico. Temperatura debe estar entre 16.°C y 20.°C y humedad entre 30% y 40%. Deben implementar mecanismos que garanticen que los documentos electrónicos almacenados en su versión final no pueden ser modificados. Realizar la selección de documentos electrónicos para determinar cuáles se van a conservar Investigar en el mercado sobre avance tecnológico, adquirir equipos de almacenamiento de información y trasladar documentos producidos por medios automáticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean obsoletos y se corra riesgo de pérdida de información
7. Objetivos Garantizar la recepción y distribución oportuna del documento. Garantizar la organización, almacenamiento y conservación del documento. Asegurar la disponibilidad del documento para su consulta en el archivo central. Garantizar la disposición final de los documentos. Establecer una metodología para recibir y distribuir la información. Su accesibilidad Darle un buen uso Evitar su reproducción Garantizar su autenticidad
8. Responsables Ante el reto de la era digital, el desarrollo de una visión estratégica referida a los e-documentos están orientados a mejorar la gestión de información para La toma de decisiones y la transparencia de una sociedad , empresas, instituciones educativas y todo aquello que requiera los soportes documentales. Es responsabilidad de todos, los individuos, las organizaciones y la comunidad La gestión de documentos regula las prácticas efectuadas tanto por los responsables de su gestión como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus actividades. La gestión de documentos en una organización incluye: el establecimiento de políticas y normas la asignación de responsabilidades y competencias
9. Responsables la fijación y promulgación de procedimientos y directrices la prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso el diseño, la implementación y la administración de sistemas especializados; y la integración de la gestión de documentos en los sistemas y los procesos de la organización. Todos los miembros de la organización, incluidos los responsables de la gestión de documentos de archivo, los profesionales de la información, los ejecutivos, los jefes de unidades organizativas, los administradores de sistemas y cualquier otra persona que cree documentos como parte de su trabajo, por lo que se debería recoger en la descripción de cada puesto de trabajo y en documentos similares.
10. Definir y asignar las responsabilidades El grado más elevado de responsabilidad en relación con la gestión de documentos se debería asignar a una persona que cuente con la autoridad adecuada dentro de la organización. La designación de responsables individuales puede ser una obligación legal. La definición de estas responsabilidades debería incluir enunciados como los Siguientes: Los profesionales de la gestión de documentos de archivo son responsables de todos los aspectos relacionados con ésta, incluidos el diseño, la implementación, y el mantenimiento de sistemas y procedimientos de gestión de documentos de archivo; así como de la formación de usuarios en materia de gestión de documentos y en las operaciones que afecten a las prácticas individuales.
11. Definir y asignar las responsabilidades Los ejecutivos son responsables de respaldar la aplicación de las políticas de gestión de documentos de archivo en el seno de la organización. Los administradores de sistemas son responsables de garantizar que toda la documentación sea precisa y legible y que esté a disposición del personal siempre que se necesite. Todos los empleados son responsables de mantener documentos de archivo precisos y completos sobre sus actividades. Las autoridades archivísticas pueden participar en la planificación y la implementación de las políticas y los procedimientos de gestión de documentos de archivo.
12. Practicas Responsables Establecen políticas, responsabilidades, procedimientos, sistemas, normas y buenas prácticas referidas a la gestión de los e-documentos, durante todo su ciclo vital, incluyendo el diseño, producción, gestión y conservación. Colaborar en el diseño y desarrollo de las plataformas del Sistema de Gestión de los E-Documentos, así como en la modificación, mejora y migración de datos. Garantizar la creación y conservación de e-documentos auténticos, fiables, íntegros, accesibles, disponibles y de conservación a largo plazo como testimonio.
13. Practicas Responsables Facilitar y desarrollar normas referidas al acceso a la información a los Productores, terceros interesados y ciudadanos en general, y denegar el acceso a los e-documentos de carácter confidencial o que afecten a la intimidad de las personas. Garantizar la identificación, valoración, protección y conservación de los e documentos esenciales para asegurar su conservación permanente. Aplicar procedimientos de seguridad y gestión de riesgos que garanticen la conservación de la información y de los soportes.
14. Practicas Responsables formar parte de los equipos responsables del análisis y diseño de los procedimientos electrónicos de gestión y tratamiento de expedientes, con el fin de asegurar que se adoptan las medidas oportunas para la valoración, selección, conservación y acceso de los documentos electrónicos, preservando su autenticidad e integridad.
15. Expediente Electrónico El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. También podemos decir queEl expediente electrónico es la sucesión ordenada de documentos registrados por vía informática Los Expedientes Electrónicos garantizan un acceso eficiente y seguro a la información completa y a todos los documentos desde cualquier sitio, y su primordial función es la de conservar y transmitir.
16. Foliado del Expediente Electrónico Se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. La autoridad respectiva conservará copias de seguridad periódicas que cumplan con los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos, de conformidad con la ley
17. Seguridad al Expediente Electrónico Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a su empresa: mantenerlos, llevarlos de un sitio a otro, buscar información archivada y guardarlos de forma segura. La Gestión de Expedientes les ofrece amplias funciones para gestionarlos de modo efectivo y orientado a procesos. Le ayudará a guardarlos de forma segura y cumpliendo con los requisitos legales . Combina contenidos, procesos y aplicaciones en cada Expediente Electrónico. Permite iniciar procesos desde el propio expediente, añadirlos a otro o visualizarlo como parte de un proceso. Especialmente en cuestiones de protección de datos y permisos para el acceso exclusivo de personas autorizadas, el Expediente Electrónico es inigualable ya que permite definir exactamente quién de los empleados puede ver o no qué tipo de expedientes, procesos y documentos.
18. Ventajas al Expediente Electrónico LAS VENTAJAS A SIMPLE VISTA EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS Los Expedientes Electrónicos incluyen documentos (digitalizados, electrónicos, Office, e-mails, web, etc.), links y URLs, multimedia así como referencias a procesos de negocio y Business Objects Acceso central y búsqueda global en todas las informaciones Funcionalidades DMS integradas: archivado, búsqueda, procesamiento, clasificación, historial, etc. Almacenamiento seguro para revisión de documentos y expedientes añadiendo fechas y plazos para inicio, finalización o revisión ,acceso desde cualquier lugar del mundo a través del webbrowser y generación parcial o total de los expedientes en PDF para libertad de movimiento
19. Expediente Mixto o Hibrido Expediente mixto o híbrido es un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales, relacionados entre sí, y conservados en parte en soporte electrónico, en parte como expediente, La aplicación de los sistemas híbridos o mixtos, son los de producir, almacenar y mantener documentos en soporte físicos y otros soportes que la tecnología nos ofrece, como puede ser el microfilme o los medios electrónicos, que se relacionan entre si, de manera que llegado a este punto de convergencia para garantizar una conservación de los documentos archivísticos por todo el tiempo que se les necesite,
20. Proceso de Gestión Documental Es un conjunto de actividades técnicas y administrativas que propenden por facilitar la gestión y la administración del documento desde el mismo momento que se produce o recibe el documento y en el desarrollo de cada una de sus fases y etapas de carácter archivístico, con el objeto de facilitar su producción, trámite, ordenación, clasificación, descripción, conservación, utilización y disposición final.
21. Proceso de Gestión Documental Este proceso garantiza la atención oportuna en la recepción de documentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando la confidencialidad de la información. Todo dado a unas políticas aplicadas por cada entidad. Además estos procesos incluyen sistemas automatizados de organización de los documentos y estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo que desde la misma unidad de correspondencia se da el desarrollo a todo trámite del manejo documental.
22. NORMATIVIDAD La ley 594 de 2000, nos indica la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos. Cada entidad, sea pública o privada, debe reconocer, adaptar y aplicar el concepto de ciclo de vida de los documentos, desde su producción o recepción hasta que por decisión deben ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico, mediante un Programa de Gestión de Documentos (PGD).
23. IMPLEMENTACION La idea de implementar un programa de gestión de documentos, más que por imposición obligatoria, se hace necesario, ya que es la manera de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases, con el objetivo de facilitar su consulta, conservación y utilización. Dado a que existen diferentes entidades, tanto públicas como privadas que prestan servicios públicos, los sistemas empleados para la gestión de documentos deberán incluir planes de organización de los diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad, así como su normalización y control.
24. CICLO VITAL La ley 594 de 2000, en su Titulo V: Gestión de Documentos, hace mérito en la obligación de implementar un Programa de Gestión de Documentos en las entidades, dado a que los documentos deben tener un ciclo vital en los archivos. Con este alcance, esta ley nos clarifica las clasificaciones de estos, así: Archivo de Gestión, donde reposan los documentos de consulta frecuente; Archivo Central, agrupa documentos de los Archivos de Gestión que ya no son de uso tan frecuente; y, Archivo Histórico, al que se transfieren desde el Archivo Central, los documentos de conservación permanente
25. Mensajería Mensajería especializada: Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes postales oficiales del correo nacional e internacional, que exige la aplicación y adopción de características especiales para la recepción, recolección y entrega personalizada de los envíos de correspondencia y demás objetos … Mensajería externa.Un Espacio Creado con el motivo de Controlar y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de mensajería externa realizadas en una Institución.Como Solicitante ante la necesidad del Servicio sólo tienes que alimentar este microsite especificando el No. de Solicitud de manera manual, La fecha, tu Nombre o área de Gestión, El Destino y la persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la Solicitud.
26. Mensajería Tareas de mensajería externa Recibir solicitud para la realización de diligencias externas Recolectar en las unidades de gestión, las diligencias que se requieran hacer por fuera de la institución. Revisar recorrido para el día y priorizar la realización de las diligencias externas y envíos de correo, según requerimientos. Clasificar si las diligencias se: Envían por correo, si se envían por parte de la mensajería institucional.
27. Mensajería Registrar en la planilla Control de mensajería externa FN06, todos los trámites y diligencias externas que va a realizar. Realizar los trámites y diligencias según se registró en la planilla. Control de trámites y documentos FN06, y registrar el nombre de responsable de la información que se le está entregando. Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios Generales que cumple la función de Coordinador de Mensajería para su clasificación, y el formato Control de mensajería externa FN06 Debidamente diligenciado y firmado. Priorizar la realización de los envíos de correo, según requerimientos; Diligenciar la guía que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a enviar.
28. Archivo Archivo activo: Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes. Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.
29. Organización del espacio de Trabajo La organización del espacio de trabajo constituye el punto de partida para cualquier actuación dirigida a normalizar la gestión de los documentos de archivo en una organización; Para conservar adecuadamente los documentos electrónicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archivísticos para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para garantizar su calidad e integridad permanente. Almacenamiento y manipulación: Los documentos de archivo se deberían almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad, fiabilidad, autenticidad y conservación durante el periodo de tiempo que sea necesario. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo se deberían diseñar de modo que los documentos permanezcan accesibles, auténticos, fiables y utilizables durante todo el periodo de conservación, con independencia de cualquier cambio operado en el sistema.
30. Organización del espacio de Trabajo Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio básico de seguridad . Eliminar de nuestra área los elementos innecesarios y que no se requieren Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de las actividades e inducen a cometer errores. Organice los objetos de acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza. Es decir, ubique en el lugar de más fácil acceso, aquellas cosas que requiere para el ciclo de la tarea No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan frecuentemente. Ubíquelos en un sitio diferente. No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas.
31. Iluminación, Ruido Y Temperatura. Una iluminación correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo. Pero también se debe considerar: Es preferible una iluminación tenue, que no provoque deslumbramientos o reflejos. Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos fluorescentes. Estos, por muy buenos que sean, suelen emitir cierto centelleo apenas perceptible, pero que provoca molestias.
32. Iluminación, Ruido Y Temperatura. El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad, irritación. La maquinaria informática (impresoras, fax, etc.) emite además sonidos agudos especialmente perturbadores. Es recomendable: Alejar lo máximo posible los focos de ruido. Usar encerramientos acústicos para las impresoras. Un excesivo calor o frío produce incomodidad, pero también somnolencia o ansiedad e inquietud. La humedad relativa del aire puede provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias. Por todo ello, es aconsejable mantener: Una temperatura ambiental entre 19º y 24ºC. Una humedad relativa entre el 40% y 70%.
33. Organización de los documentos electrónicos La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los documentos como soporte de información valiosa para la organización. La organización facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.
34. Organización de los documentos electrónicos Algunos Criterios Generales a Tener en cuenta Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas: Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación, autenticación.
35. Conclusión podemos concluir que Paralelo al avance tecnológico, el conocimiento y la información institucional se han convertido en el recurso primario para los individuos y para la economía en general. Tierra, trabajo y capital, los tradicionales factores en la producción, no desaparecen pero pasan a un segundo plano. Se pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado. Al mismo tiempo, éste no puede crear nada por sí mismo, es necesario integrarlo a las tareas diarias de manera que se vuelva más productivo.